Allgemeine Bedingungen für Kongressteilnehmer

Die World Psychiatric Association (WPA) hat die Deutsche Gesellschaft für Psychiatrie und Psychotherapie, Psychosomatik und Nervenheilkunde (DGPPN) mit der Organisation und Durchführung des WPA XVII World Congress of Psychiatry Berlin 2017 beauftragt. Veranstalter des Kongresses ist die WPA Kongress Berlin 2017 UG – haftungsbeschränkt - (WPA Kongress UG). Das Kongressbüro CPO HANSER SERVICE  GmbH (CPO) richtet den Kongress im Auftrag des Veranstalters aus.

Anmeldung zum Kongress
Mit der Anmeldung zum Kongress und deren Bestätigung durch CPO kommt ein Vertrag zwischen dem Kongressteilnehmer und der WPA Kongress UG über die Teilnahme am Kongress zustande. Dieser Vertrag beruht auf den nachstehenden Allgemeinen Bedingungen.

Teilnahmegebühren für den Kongress
Die Teilnahme am Kongress ist kostenpflichtig. Die Teilnahmegebühren für den Kongress sind mit der Anmeldung zu zahlen.

Eine vorgenommene Anmeldung zum Kongress und eine vorgenommene Buchung von Leistungen sind für den Teilnehmer verbindlich. Die Teilnehmergebühren sind im Voraus mit der Anmeldung zu zahlen. Etwaige Bankgebühren gehen zu Lasten des Zahlungspflichtigen. Für die Zahlung mittels Kreditkarte wird von CPO eine anteilige Zahlungsgebühr in Höhe von 3% des Gesamtbetrages erhoben, mit die mit der Zahlung des Gesamtbetrages zu leisten ist.

Absage der Kongressteilnahme
Im Falle einer Absage Ihrer Teilnahme am Kongress bis zum 31. Juli 2017 wird die Teilnahmegebühr abzüglich einer Stornogebühr/Bearbeitungsgebühr in Höhe von EUR 100 erstattet. Bei späterer Annullierung kann keine Rückzahlung erfolgen. Ihre Absage teilen Sie bitte CPO schriftlich mit.

Im Falle einer Absage Ihrer Teilnahme an Kursen des „Educational Programmes“ bis zum 31. Juli 2017 wird die Kursteilnahmegebühr abzüglich einer Stornogebühr/Bearbeitungsgebühr in Höhe von 25% erstattet. Bei späterer Annullierung kann keine Rückzahlung erfolgen. Ihre Absage teilen Sie bitte CPO schriftlich mit.

Im Falle einer Absage Ihrer Teilnahme am Kongress und/oder am „Educational Programme“ bevor die Zahlung der entsprechenden Gebühren erfolgt ist, wird dennoch die oben aufgeführte Stornogebühr/Bearbeitungsgebühr  in Rechnung gestellt. Die Zahlung ist innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt der Rechnung fällig. 

Absage des Kongresses durch den Veranstalter
Wenn die Durchführung des Kongresses infolge höherer Gewalt für die WPA Kongress UG unmöglich ist, kann die WPA Kongress UG den Kongress absagen. Zur höheren Gewalt  zählen behördliche Anordnungen, Streiks, innere Unruhen, Krieg oder Kriegsgefahr, drohende oder bereits erfolgte terroristische Anschläge, Epidemien, Naturkatastrophen, erhebliche Störung oder Unmöglichkeit des rechtzeitigen Transportes der Teilnehmer zum Kongress oder andere Notfälle, die die Durchführung des Kongresses unmöglich oder sinnlos machen. Voraussetzung für die Absage ist, dass sich die höhere Gewalt auf die Stadt oder Region Berlin auswirkt und innerhalb von 30 Tagen vor Beginn des Kongresses eintritt oder zu erwarten ist, dass das Ereignis noch zum Zeitpunkt des Kongresses nachwirken wird.
Eine Erstattung gezahlter Teilnehmergebühren erfolgt nicht. Auch besteht keine Verpflichtung der WPA Kongress UG, dem Teilnehmer bereits geleistete Zahlungen oder Anzahlungen an Dritte (z.B. Hoteldeposits) zu erstatten.  

Sichtbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten für andere Nutzer
Mit Ihrer Anmeldung zum Kongress und Ihrer Einwilligung in eine entsprechende Nutzung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Ihre Teilnahme am Kongress erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihr Name angezeigt und damit für andere Nutzer sichtbar wird.

Bild- und Tonaufnahmen
Auf dem Kongress ist es dem Veranstalter, den Rundfunk- und Fernsehsendern sowie Online- und Printmedien gestattet, Bild- und Tonaufnahmen vom allgemeinen Kongressgeschehen vorzunehmen und für ihre Berichterstattung zu nutzen. Teilnehmer des Kongresses oder anderweitig beteiligte Personen willigen in die Erstellung und die Veröffentlichung der Aufnahmen zu kommunikativen Zwecken, auch in den sozialen Medien, ein.

Programmänderungen
Die WPA Kongress UG behält sich kurzfristige notwendige Programmänderungen vor. Für ausgefallene Vorträge oder Änderungen im Programm kann keine, auch nicht anteilige Erstattung von Teilnahmegebühren erfolgen.

Änderungen des Kurs-Programms
Im Falle, dass aufgrund von Absagen der Referenten Kurse ausfallen, werden die Teilnahmegebühren für diese Kurse erstattet. Dieses gilt nicht – auch nicht anteilig – wenn die Kurse von anderen als den zunächst genannten Referenten übernommen werden.

Verlust des Namensschildes
Bei einem Verlust des Namensschildes, das zugleich zur Teilnahme am Kongress berechtigt, ist zum Erwerb eines neuen Namensschildes die volle Teilnahmegebühr erneut zu entrichten.

Angabe zu Industriebeziehungen
Jeder Vortragende und Erstautor eines Posters ist verpflichtet, eine Erklärung über seine Beziehungen zu Industrieunternehmen abzugeben. Das gilt auch für zum Kongress eingeladene Vortragende. Jeder Vortragende wird gebeten, seine Zuhörer zu Beginn seines Vortrages über seine Beziehungen zur Industrie zu informieren. Dem Vortragenden wird empfohlen, dafür die folgende PowerPoint Folie nutzen.

Ausstattung der Räume
Sämtliche Räume sind mit Beamern und Notebooks mit Lautsprechern ausgestattet.

Haftung
Die WPA Kongress UG haftet als Veranstalter des Kongresses im Rahmen der Gesetze der Bundesrepublik Deutschland. Ihre Haftung – ohne Rücksicht auf den Rechtsgrund – beschränkt sich auf Fälle von grober Fahrlässigkeit und vorsätzlichem Fehlverhalten. Die WPA Kongress UG haftet jedoch auch für leichte Fahrlässigkeit, sofern vertragliche Kardinalpflichten verletzt werden.  

Allgemeine Bedingungen für die Beitragseinreichung

Symposien und Workshops
Symposien können von einem Vorsitzenden mit Angabe von mindestens drei, maximal vier Referenten angemeldet werden. Workshops können von einem Vorsitzenden mit Angabe mehrerer Referenten und Diskutanten eingereicht werden. Vorsitzende, Referenten und Diskutanten sind nicht von der Teilnahmegebühr befreit. Mit der Anmeldung eines Beitrages ist die Anmeldung des Vorsitzenden zum Kongress erforderlich.  Die Teilnahmegebühr der Referenten und Diskutanten wird mit der Annahme des wissenschaftlichen Beitrages fällig und ist innerhalb von 14 Tagen nach Benachrichtigung zu entrichten. Die WPA Kongress UG behält sich vor, Beiträge von Referenten, die keine Teilnahmegebühr bezahlt haben, nicht in das Kongressprogramm aufzunehmen.

Wird der Beitrag vom wissenschaftlichen Kongresskomitee nicht in das Programm aufgenommen, ist eine kostenfreie Annullierung der Kongressteilnahme innerhalb von
14 Tagen nach Benachrichtigung der Beitragsablehnung möglich. In diesem Fall wird die vollständige Teilnahmegebühr erstattet. Kreditkartengebühren werden nicht erstattet.

Wird der Beitrag vom Autor nach Annahme durch das wissenschaftliche Komitee zurückgezogen, bleibt die Anmeldung zum Kongress erhalten und es erfolgt keine Erstattung der Teilnahmegebühren.

Freie Vorträge
Teilnehmer können maximal drei Beiträge (Freie Vorträge, Poster, ePoster) anmelden. Der Autor ist verpflichtet, den von ihm angemeldeten Vortrag auf dem Kongress zu halten. Mit der Anmeldung eines Freien Vortrages hat die verbindliche Anmeldung des Referenten zur Teilnahme am Kongress zu erfolgen. Die Teilnahmegebühr ist mit der Anmeldung zum Kongress zu zahlen.

Wird der Beitrag vom wissenschaftlichen Komitee abgelehnt oder wird die Einreichung des Beitrages als Poster empfohlen, ist eine kostenfreie Annullierung der Kongressteilnahme innerhalb von 14 Tagen nach Benachrichtigung der Beitragsablehnung oder Beitragsumwandlung möglich. In diesem Fall wird die vollständige Teilnahmegebühr erstattet. Kreditkartengebühren werden nicht erstattet. Stimmt der Teilnehmer der Annahme seines Beitrages als Poster zu, bleibt seine kostenpflichtige Teilnahme am Kongress erhalten.

Im Juni 2017 werden alle Autoren vom Kongressbüro informiert, ob ihr eingereichter  Beitrag in das wissenschaftliche Programm des Kongresses aufgenommen wird. Die Aufnahme eines Beitrages in das wissenschaftliche Kongressprogramm erfolgt erst nach Zahlungseingang der Teilnahmegebühr.

Wird ein vom wissenschaftlichen Komitee angenommener Beitrag vom Autor zurückgezogen, bleibt die Anmeldung zum Kongress erhalten und es erfolgt keine Erstattung der Teilnahmegebühren.

Poster/ePoster
Teilnehmer können maximal drei Beiträge (Freie Vorträge, Poster, ePoster) anmelden. Der Autor ist verpflichtet, die von ihm eingereichten Poster auf dem Kongress zu präsentieren. Eine Vertretung für die Präsentation eines eingereichten Posters/ePosters ist nicht vorgesehen. Mit der Einreichung eines Posters/ePoster hat die verbindliche Anmeldung des Referenten zur Teilnahme am Kongress zu erfolgen. Die Teilnahmegebühr ist mit der Anmeldung zum Kongress zu zahlen.

Mitte Juni 2017 werden alle Autoren vom Kongressbüro informiert, ob ihr eingereichter  Beitrag in das wissenschaftliche Programm des Kongresses aufgenommen wird. Die Aufnahme eines Beitrages in das wissenschaftliche Kongressprogramm erfolgt erst nach Zahlungseingang der Teilnahmegebühr.

Wird das Poster/ePoster vom wissenschaftlichen Komitee abgelehnt, ist eine kostenfreie Annullierung der Kongressteilnahme innerhalb von 14 Tagen nach Benachrichtigung der Beitragsablehnung möglich. In diesem Fall wird die vollständige Teilnahmegebühr erstattet. Kreditkartengebühren werden nicht erstattet.

Wird der Beitrag vom Autor nach Annahme durch das wissenschaftliche Komitee zurückgezogen, bleibt die Anmeldung zum Kongress erhalten und es erfolgt keine Erstattung der Teilnahmegebühren.

Touristisches Begleitprogramm
Die folgenden Bedingungen gelten für das touristische Begleitprogramm, welches von CPO angeboten wird.

Die Teilnahme an dem touristischen Begleitprogramm ist kostenpflichtig. Die Kosten zur Teilnahme an den Touren sind mit der Anmeldung zu zahlen. Sie erhalten Ihre Tourentickets vor Ort am Kongresscounter.

Alle Touren werden in englischer Sprache durchgeführt und starten und enden am Kongress-Veranstaltungsort. Treffpunkt ist der Kongresscounter im Südeingang der Messe Berlin.

Alle Touren basieren auf einer Mindestteilnehmerzahl von 25 Personen. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, die Touren zu stornieren, sollte die Mindestanzahl an Teilnehmern nicht erreicht werden. In diesem Fall werden Sie rechtzeitig informiert und die Kosten für die stornierte Tour wird erstattet.

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